Dar es Salaam. Pengine katika pitapita, umesikia msemo: "Si kile unachosema, bali jinsi unavyosema."

 

Msemo huu unahusiana na dhana muhimu ya mawasiliano ya kimkakati---nguzo muhimu kwa taasisi za umma zinazotaka kutoa taarifa kwa umma ili kufikia malengo au matokeo maalumu.

 

Katika dunia ya kisasa inayokwenda kwa kasi, jinsi ujumbe unavyoundwa, kutolewa, na kupokelewa ni muhimu.

 

Hapa ndipo mawasiliano ya kimkakati kwa taasisi za umma yanapochukua nafasi yake muhimu.

 

Kwa mtazamo huu, mafanikio au kushindwa kwa juhudi za kutengeneza uhusiano na umma hutegemea mawasiliano bora.

 

Kwa kuzingatia hili, Ofisi ya Msajili wa Hazina  imejidhatiti katika kuboresha Vitengo vya Uhusiano na Mawasiliano vya taasisi zote zilizo chini ya usimamizi wake.

 

Kwa kujenga uwezo bora wa mawasiliano, Ofisi ya msajili wa Hazina inakusudia kuhakikisha kwamba taasisi hizi zina uwezo wa kuwasiliana vyema na umma, washirika, na vyombo vya habari, kwa lengo la kukuza uwazi, uaminifu, na uwajibikaji.

 

Kama sehemu ya juhudi zake za mawasiliano ya kimkakati, mwaka jana, Ofisi ya Msajili wa Hazina ilianzisha programu ya kila wiki, ambapo walau taasisi moja ya umma inakutana na waandishi wa habari na wahariri kutoa taarifa kuhusu shughuli za serikali.

 

Lengo la mpango huu ni kuongeza uwazi, kutengeneza  mazingira ya vyombo vya habari kuwa na taarifa sahihi, na kuhakikisha kwamba umma unapata habari za mara kwa mara kuhusu hatua, sera, na mipango ya serikali.

 

Vilevile, Ofisi ya Msajili wa Hazina imeelekeza taasisi za umma kujenga utamaduni wa kuchapisha taarifa za kifedha za kila mwaka kama sehemu ya ajenda yake kubwa ya uwazi.

 

Hatua hii inalenga kuhakikisha kwamba umma unajua kuhusu matumizi ya serikali na usimamizi wa fedha, jambo ambalo ni muhimu katika kukuza uaminifu na kuhimiza utamaduni wa uwazi katika ngazi zote za serikali.

 

Hivi karibuni, Msajili wa Hazina, Bw. Nehemiah Mchechu, alisema kwamba iwe ni katika kuunda maoni ya umma, kusimamia majanga, au kujenga imani katika jamii, mawasiliano ya kimkakati ni ufunguo unaofungua nguvu ya mwingiliano bora kati ya mashirika na umma.

 

"Huu ni ukweli ulio wazi, hasa katika ulimwengu wa mawasiliano ya kimkakati, ambapo sanaa ya kuwasilisha ujumbe ni zaidi ya maneno pekee," alisisitiza Bw. Mchechu.

 

Alisema katika nyanja ya taasisi za umma, jinsi taarifa zinavyotolewa inaweza kuunda mitazamo, kuathiri maamuzi, na hata kuamua mafanikio ya sera.

 

Rais mstaafu wa Marekani, Bw. Barack Obama aliwahi nukuliwa akisema: "Mawasiliano bora ni uwezo wa kufanya watu wakusikilize na kuelewa kile unachosema."

 

"Unapokuwa katika ofisi ya umma, sio tu unapaswa kuwa na wazo zuri, bali unatakiwa kuhakikisha kwamba umma unajua kwanini ni wazo zuri na jinsi litakavyo wafaidisha."

 

Msemaji Mkuu wa Serikali, Thobias Makoba, alisema hivi karibuni kwamba mawasiliano ya kimkakati si hiari, ikiwa taasisi za umma zinataka kupiga hatua zaidi.

 

Alieleza kuwa takwimu rasmi zinaonesha kuwa mawasiliano yana changia asilimia 70 ya mafanikio ya taasisi, huku ujuzi wa kiufundi ukichangia asilimia 30 iliyobaki.

 

Kwa upande mwingine, aliongeza kuwa mawasiliano duni husababisha kupoteza masaa 7.47 kwa kila mfanyakazi kila wiki.

 

Haya, kwa ujumla, yana sisitiza umuhimu wa mawasiliano bora katika kuboresha ufanisi na mafanikio ya taasisi, huku mawasiliano duni yakisababisha kupungua kwa tija.

 

"...jukumu la kuwasiliana, na umuhimu wa serikali kujiwasilisha kwa wananchi wake na kwa dunia, lazima liwe kazi kuu ya kila taasisi ya serikali," alisisitiza Bw. Makoba.

 

Mawasiliano bora huhakikisha kwamba washirika---kuanzia wafanyakazi hadi taasisi za serikali na umma---wanapata taarifa muhimu wakati wote wa mabadiliko.

 

Bw. Makoba, ambaye pia ni Mkurugenzi wa Idara ya Habari- Maelezo, alisema kuwa taarifa za mara kwa mara hujenga mazingira ya uwazi, jambo ambalo ni muhimu katika kujenga uaminifu.

 

Ni ukweli usiopingika kwamba washirika wanapohisi wamepatiwa taarifa na kusikilizwa, kunakuwa na uwezekano mkubwa wa kuunga mkono mabadiliko yanayofanyika katika taasisi, na kupunguza wasiwasi na taharuki zinazoweza kuambatana na mabadiliko hayo.

 

Hi pia inaweza kusaidia kuonesha maeneo ambayo msaada au rasilimali zaidi zinahitajika, na hivyo kuruhusu marekebisho ya mikakati kwa wakati.

 

Kama alivyosema George Bernard Shaw, mwandishi maarufu wa tamthilia kutoka Ireland: "Shida kubwa zaidi katika mawasiliano ni dhana ya kwamba mawasiliano yamefanyika."

 

Maneno yake yanafundisha kwamba mawasiliano bora si tuu kutuma ujumbe---inahitaji ujumbe kupokelewa, kueleweka, na kutendewa kazi kwa namna inayolingana na malengo mapana ya taasisi husika.

 

Mkurugenzi Mkuu wa Bodi ya Utalii Tanzania (TTB), Ephraim Mafuru, alisisitiza hivi karibuni umuhimu wa mfumo wa kuripoti uliorahisishwa na wenye ufanisi ili kuboresha uwajibikaji na utendaji katika taasisi za umma.

 

Alipendekeza kuepuka mazingira ya watendaji wa taasisi za umma  kuripoti kwa viongozi wengi ndani ya serikali.

 

Alisema kwamba kuripoti kwa wakuu wengi kunaleta changamoto ya kutambua nani mwenye jukumu la mwisho la kufanya maamuzi, na kusababisha urasimu mkubwa.

 

Kwa upande mwingine, Bw. Mafuru alisema kuwa mawasiliano bora yatakuwa na nafasi muhimu katika mabadiliko ya Mashirika ya Umma.

 

Alifafanua kwamba mawasiliano bora ni muhimu katika kuimarisha tabia na mbinu mpya zinazochagizwa na mabadiliko.

 

"Mawasiliano yaliyonyoka yatatoa nafasi ya watendaji wa taasisi za umma kutekeleza majukumu yao muhimu na kukuza ubunifu, hatimaye kuongeza ufanisi wao," alisema.

 

Kwa mujibu wa tafiti za McKinsey Global Institute, wafanyakazi wanaojumuishwa katika mawasiliano ya kina ya mahali pa kazi, wana uwezekano wa karibu mara tano zaidi ya kuripoti ongezeko la tija.

 

 

Afisa Mtendaji Mkuu wa Hospitali ya CCBRT, Bi. Blenda Msangi, alisisitiza hivi karibuni umuhimu wa wakuu wa Mashirika ya Umma kuzungumzia mara kwa mara maono mapana na mwelekeo wa kimkakati wa mashirika wanayosimamia.

 

Alieleza kwamba viongozi wanapoweka wazi sababu za mabadiliko na faida zinazotarajiwa, wafanyakazi wanakuwa na uwezekano mkubwa wa kukubali mipango mipya.

 

"Hii itasaidia kupunguza upinzani, kwani wafanyakazi wanaweza kuona jinsi majukumu yao yanavyochangia malengo ya jumla ya shirika," alisisitiza Bi. Msangi.

 

                                  Makala hii imeandaliwa na 

                                 Ofisi ya Msajili wa Hazina